10 KPIs Les équipes juridiques internes doivent effectuer le suivi

Faites-vous partie d’une équipe juridique interne et cherchez-vous des moyens de mesurer le succès ? Les indicateurs de performance clés sont un excellent moyen de suivre les performances de votre département juridique. Dans cet article de blogue, nous vous donnerons un aperçu des indicateurs de rendement clés qui peuvent vous aider à déterminer dans quelle mesure votre équipe juridique interne se porte bien.

Introduction 

Les départements juridiques sont une composante essentielle des opérations de toute organisation. Chaque jour, ils sont chargés de veiller au respect des lois et des réglementations, de gérer les risques juridiques et les litiges, de fournir des conseils et des orientations, et bien plus encore. Pour s’assurer que le département juridique atteint ses buts et objectifs, il est important de mesurer son rendement au moyen d’indicateurs de performance clés (IPC). Les IPC permettent aux services juridiques d’identifier les domaines à améliorer et de suivre leurs progrès.

Dans cette publication, nous examinerons les 10 IPC que les équipes juridiques internes devraient envisager de suivre.

• 1. Travail entrant : Le nombre de nouveaux cas reçus par le service juridique peut fournir un aperçu de sa charge de travail. Le suivi de cet indicateur de performance clé (IPC) peut aider le service juridique à mieux gérer ses ressources.
• 2.Volume du contrat : Le nombre de contrats traités par l’équipe juridique peut indiquer l’efficacité du fonctionnement du service.
• 3.Qualité du contrat : Cet indicateur de performance clé mesure l’efficacité de l’équipe juridique dans la rédaction de contrats qui répondent aux besoins organisationnels et respectent les exigences réglementaires.

• 4.Dépenses juridiques en pourcentage des revenus : Le suivi de cet IPC aide les conseillers juridiques internes à comprendre combien d’argent est consacré aux activités juridiques par rapport au revenu global de l’entreprise.
• 5.Coût total des services : Cet IPC mesure combien d’argent est dépensé pour des conseils externes et d’autres services tiers liés aux activités juridiques.
• 6.Délai de traitement moyen : Cet IRC aide les conseillers juridiques internes à comprendre le temps qu’il faut pour traiter les dossiers du début à la fin, ce qui peut donner un aperçu des domaines qui pourraient nécessiter des améliorations dans les processus ou les procédures de flux de travail du département.
• 7. Conformité aux exigences réglementaires : cet indicateur de performance clé permet de déterminer si l’équipe juridique respecte les lois et réglementations applicables lors du traitement des dossiers ou de la rédaction des contrats.
• 8. Gestion des risques : Cet indicateur de performance clé mesure l’efficacité avec laquelle l’équipe juridique identifie et gère les risques potentiels associés à ses activités afin de minimiser leur impact.
• 9. Efficience et productivité : l’efficience et la productivité sont des indicateurs clés du succès. Mesurer le nombre d’affaires gérées par des avocats, le temps qu’il faut pour accomplir une tâche et le coût par affaire peuvent tous aider à évaluer le rendement des équipes juridiques internes
• 10. Connaissance des techniques juridiques : l’utilisation compétente des techniques est un élément essentiel de la pratique moderne du droit. Cela peut être mesuré en suivant la capacité de l’équipe juridique à innover, à adopter la technologie et à fournir une plus grande valeur à l’organisation.

  

  
  

1. Travail entrant 

Les services juridiques internes constituent la première ligne de défense pour protéger les entreprises contre les risques juridiques. À ce titre, il est essentiel que les équipes juridiques internes surveillent la quantité de travail entrant qu’elles reçoivent, ainsi que sa qualité. En suivant le volume et la qualité des affaires juridiques entrantes, les équipes peuvent mieux gérer leur charge de travail et s’assurer qu’elles disposent de suffisamment de ressources pour gérer toute nouvelle tâche. En outre, ces données peuvent donner un aperçu de la façon dont le département juridique répond aux besoins et aux attentes de l’organisation.

Un autre indicateur de performance clé (IPC) lié au travail entrant est le temps de cycle, c’est-à-dire le temps nécessaire pour qu’une question juridique soit traitée par l’équipe. Cette mesure peut aider les équipes internes à identifier les goulots d’étranglement ou les retards dans leur processus et à prendre des mesures pour rationaliser leur flux de travail. 

Enfin, la compréhension du coût total des services (externes et internes) peut aider les équipes à identifier les domaines dans lesquels elles peuvent dépenser trop ou gaspiller des ressources pour des tâches inutiles. En suivant ces IPC, les organisations peuvent s’assurer d’obtenir le maximum de valeur de leur équipe juridique interne.

2. Contract Volume 

La mesure du volume de contrats traités par un service juridique interne est un indicateur de performance clé pour évaluer l’efficacité et la productivité d’une équipe juridique. En suivant le nombre total de contrats traités, un service juridique peut obtenir des informations sur les types de contrats régulièrement demandés et la charge de travail imposée à l’équipe. Le nombre total de contrats donne également un aperçu de l’efficacité des processus d’examen des contrats, y compris la conformité aux exigences réglementaires. Le suivi de cet IPC permet également d’identifier tout goulot d’étranglement potentiel qui pourrait survenir dans le processus d’examen du contrat et peut aider à orienter les moyens d’améliorer l’efficacité. En outre, la mesure du volume des contrats peut servir de référence pour la croissance et l’expansion futures.

3. Qualité du contrat 

Pour garantir les meilleurs résultats et les plus fiables, il est essentiel que les équipes juridiques internes mesurent la qualité de leurs contrats. En mesurant la qualité de chaque contrat, les services juridiques peuvent déterminer sa valeur pour l’entreprise et identifier les risques potentiels impliqués.

Il existe quelques IPC que les équipes juridiques internes peuvent utiliser pour mesurer la qualité des contrats, notamment :

• Exactitude : le contrat est-il bien écrit et reflète-t-il fidèlement l’accord entre les parties ?
• Respect des exigences réglementaires : le contrat est-il conforme à toutes les lois et réglementations applicables ?
• Conditions négociées : quelles conditions ont été négociées entre les parties et comment se comparent-elles aux normes de l’industrie ?
• Exposition aux risques : quels risques potentiels sont inclus dans le contrat et quelles mesures ont été prises pour réduire ces risques ?
• En surveillant ces IPC, les équipes juridiques internes peuvent s’assurer que les contrats sont de haute qualité et protéger leur organisation de toute responsabilité potentielle.
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4. Dépenses juridiques en pourcentage des revenues

Les services juridiques doivent mesurer l’efficacité de leurs opérations pour s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs. Une façon de mesurer le rendement est de suivre les dépenses juridiques en pourcentage du revenu total. Cette mesure peut aider les gestionnaires à cerner les secteurs où de l’argent est gaspillé et où des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires. En outre, il peut fournir un point de référence par rapport auquel les performances d’autres entreprises peuvent être comparées.

Les organisations peuvent utiliser cette mesure pour évaluer les performances de leur département juridique dans le temps et l’efficacité des nouvelles initiatives ou processus. Par exemple, si une entreprise a mis en œuvre un nouveau programme de conformité, elle peut mesurer si elle a réduit ses frais juridiques en pourcentage de ses revenus. Les dépenses légales peuvent être divisées en :

Coûts des services externes

Les organisations devraient tenir compte du coût des services externes lorsqu’elles mesurent les dépenses juridiques en pourcentage des revenus. La comparaison des dépenses juridiques de votre organisation avec les moyennes du secteur peut fournir des informations sur les domaines dans lesquels elle peut avoir besoin d’améliorer ses pratiques ou ses processus pour réduire les coûts et maximiser l’efficacité. Le suivi du coût des services externes par rapport au revenu total peut aider les gestionnaires à cerner les possibilités d’économies de coûts ou les domaines où des ressources supplémentaires peuvent être nécessaires. Les organisations devraient également examiner comment leurs dépenses juridiques se comparent à celles de leurs pairs de l’industrie en examinant les rapports d’organisations comme l’ACJE (Association des conseillers juridiques d’entreprise). La comparaison des dépenses juridiques de votre organisation avec les moyennes du secteur peut fournir des informations sur les domaines dans lesquels elle peut avoir besoin d’améliorer ses pratiques ou ses processus pour réduire les coûts et maximiser l’efficacité.

Coût total des services

Pour tout service juridique interne, le suivi du coût total des services est un élément clé de leur succès. Cela comprend les coûts internes et externes associés aux questions juridiques du département. La gestion des coûts totaux comprend le suivi du coût par question juridique et des coûts globaux associés au ministère. Il faut aussi surveiller les dépenses juridiques en pourcentage des revenus, ainsi que le temps de traitement moyen pour chaque dossier. Ces données peuvent être utilisées pour cerner les lacunes et les points à améliorer afin d’offrir un meilleur service à moindre coût. De plus, le suivi des coûts totaux peut aider à déterminer quels fournisseurs externes peuvent offrir un meilleur rapport qualité-prix en ce qui concerne les services rendus. En analysant les coûts totaux, les services juridiques internes peuvent s’assurer qu’ils tirent le meilleur parti de leur budget et restent compétitifs dans un marché de plus en plus difficile.

5. Durée moyenne de traitement

Pour tout service juridique, le temps de traitement moyen d’un contrat ou d’un dossier est un indicateur important à mesurer. Il reflète la performance de l’équipe en termes de respect des délais et d’achèvement rapide des tâches. Il indique également l’efficacité et la productivité de l’équipe, ainsi que sa capacité à gérer efficacement les charges de travail et à prendre en charge de nouveaux projets.

Pour calculer le temps de traitement moyen, le service juridique doit effectuer un suivi du temps nécessaire pour que les contrats et les fichiers passent d’une étape à l’autre. Ce suivi peut être effectué manuellement à l’aide d’une feuille de calcul ou d’un logiciel avancé et intelligent de gestion des contrats comme Contra. Contra est un logiciel agile de gestion du cycle de vie des contrats et une solution d’automatisation des documents qui offre aux équipes juridiques internes tout ce dont elles ont besoin pour automatiser et suivre tous les processus du cycle de vie des contrats dans un espace de travail unique. Il aide également les équipes juridiques à mesurer le nombre total d’heures passées à travailler sur un contrat.

Le département juridique devrait également enquêter sur le temps nécessaire pour examiner les documents juridiques et s’assurer qu’ils répondent à toutes les exigences réglementaires, ainsi que sur le temps nécessaire pour que les factures soient traitées et payées. En mesurant ces mesures, le département juridique peut identifier les domaines dans lesquels il doit améliorer ses processus et s’assurer qu’ils respectent systématiquement les délais. En fin de compte, la mesure du temps de traitement moyen aide les services juridiques à comprendre leur performance et à identifier les domaines dans lesquels ils peuvent améliorer leurs processus pour devenir plus efficaces et plus productifs.

6. Conformité aux exigences réglementaires 

S’assurer que votre département juridique se conforme à toutes les lois et réglementations pertinentes est un indicateur de performance clé pour toute équipe juridique interne. Cet IPC peut aider votre ministère à se tenir au courant des dernières modifications législatives et à s’assurer que toutes vos activités sont conformes. Pour assurer le suivi de cet IPC, vous devrez mettre en place un processus de surveillance des mises à jour législatives, les analyser pour en déterminer les répercussions, puis prendre les mesures nécessaires pour assurer la conformité. Vous aurez également besoin d’un système de suivi et de signalement des réussites et des échecs en matière de conformité afin de pouvoir vous améliorer au fil du temps. Avec un système efficace en place, vous pouvez vous assurer que votre département juridique reste à l’avant-garde en matière de conformité réglementaire.

7. Gestion des risques 

La gestion des risques pour les équipes juridiques internes peut souvent être difficile à naviguer. En tant qu’avocat général, il est important de vous tenir au courant des dernières réglementations et tendances juridiques pour vous assurer que votre équipe gère efficacement les risques. Voici quelques indicateurs de performance clés (IPC) à prendre en compte lors de l’évaluation de la gestion des risques de votre équipe juridique :

• Nombre de contrats : Le suivi du nombre de contrats que vous avez conclus peut vous aider à identifier les risques potentiels associés à chaque accord. 
• Qualité des contrats : Évaluez la qualité de vos contrats pour vous assurer qu’ils sont conformes aux lois et règlements applicables et qu’ils reflètent fidèlement les besoins de l’entreprise. 

• Dépenses juridiques en pourcentage des revenus : Évaluez le nombre de ressources consacrées aux services juridiques par rapport à d’autres secteurs de l’entreprise. Cela vous aidera à déterminer si vous affectez le bon nombre de ressources aux activités de gestion des risques.

• Coût total des services : Calculez le coût total associé à la prestation de services juridiques, y compris les salaires du personnel, les frais généraux, etc., et comparez-le à des points de référence pour des organisations similaires afin de déterminer les secteurs à améliorer.

• Délai de traitement moyen : Mesurez la rapidité avec laquelle les contrats sont traités à l’interne et comparez-les aux normes de l’industrie pour déterminer s’il y a place à amélioration en termes d’efficacité et de délais d’exécution. 

8.Soutien en cas de litige

• Pour les départements juridiques, le support en cas de litige peut être un domaine critique à surveiller. Avec les bons IRC, les organisations peuvent mesurer l’efficacité de leur stratégie, de leur personnel et de leurs processus. Voici quelques indicateurs de rendement clés qui peuvent être utilisés pour suivre votre réussite dans ce domaine :

• Nombre d’affaires : Le suivi du nombre d’affaires qui ont été résolues peut vous aider à comprendre dans quelle mesure votre service juridique réussit à résoudre les différends. 

• Coût par dossier : La mesure du coût de chaque dossier vous permet de mieux comprendre votre stratégie et votre efficacité en matière de litiges. 

• Délai de résolution : Il est important de suivre le temps qu’il faut pour résoudre chaque cas afin de s’assurer que les cas sont traités rapidement et efficacement.
• Résultat : La comparaison des résultats de chaque cas vous aidera à cerner les tendances et à tirer des leçons des réussites ou des échecs passés. 

• Rendement du personnel : La mesure du rendement du personnel peut vous aider à cerner les domaines où votre équipe a besoin de plus de formation ou de soutien pour être plus efficace dans ses rôles. 

• Efficacité des processus :  Le suivi de l’efficacité de vos processus peut vous aider à rationaliser les opérations et à vous assurer que les cas sont traités rapidement et efficacement. 

L’utilisation d’un logiciel de gestion des litiges permet aux équipes juridiques de gérer en toute transparence les aspects de litige de chaque affaire sur une plate-forme unique. Vos avocats peuvent suivre et gérer tout ce qui concerne les dossiers, les mises à jour, les données, les principales dépenses et les risques financiers tout en recevant des alertes pour toutes les échéances afin que votre équipe puisse mieux anticiper les risques et planifier ses prochaines étapes.

9. Efficience et productivité

En ce qui concerne le département juridique, l’efficacité et la productivité sont des indicateurs clés de succès. Mesurer le nombre d’affaires gérées par des avocats, le temps qu’il faut pour accomplir une tâche et le coût par affaire peuvent tous aider à évaluer le rendement des équipes juridiques internes. En outre, le suivi de la conformité aux exigences réglementaires et la gestion des risques peuvent également être bénéfiques pour les opérations en cours. Enfin, la mesure du soutien en matière de litiges et de tous les autres services fournis par des avocats de l’extérieur peut fournir un aperçu supplémentaire de l’efficacité globale du département juridique. En utilisant ces IPC, les conseillers à l’interne peuvent mieux comprendre le rendement de leurs équipes et apporter des améliorations au besoin.

10. Connaissance des technologies juridiques

L’utilisation compétente de la technologie est un élément essentiel du paysage moderne de la pratique du droit. Les conseillers juridiques internes doivent se familiariser avec la grande variété de technologies utilisées dans la pratique du droit et les changements qui s’y produisent aujourd’hui, et comprendre les attentes des services juridiques et d’autres organisations juridiques à l’égard de la littératie technologique requise pour les futurs leaders juridiques.

Cela peut être mesuré en suivant la capacité de l’équipe juridique à innover, à adopter la technologie et à fournir une plus grande valeur à l’organisation. Par exemple, cela peut être fait en suivant le nombre total d’heures que les avocats passent à utiliser des solutions technologiques juridiques, ainsi que le temps et les coûts qu’ils économisent grâce à ces solutions.

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Conclusion 

Les services juridiques internes sont la clé du succès de toute entreprise. Avec les bons KPI, ils peuvent être gérés plus efficacement, ce qui leur permet d’optimiser leurs performances et de réduire les coûts. Les IRC mentionnés dans cet article ne sont que quelques-uns des nombreux IRC disponibles et doivent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Le travail entrant aide à mesurer la demande de services juridiques dans votre organisation, tandis que le volume et la qualité des contrats aident à évaluer l’efficacité de votre équipe juridique. Les dépenses juridiques en pourcentage des revenus vous permettent de comprendre combien vous dépensez en services juridiques par rapport aux revenus, tandis que le coût total des services vous donne un aperçu de ce que vous payez pour ces services.

Le temps de traitement moyen vous permet de déterminer la rapidité de traitement des problèmes, la conformité aux exigences réglementaires garantit que votre équipe respecte toutes les lois et réglementations pertinentes, la gestion des risques assure le suivi de tous les risques potentiels associés aux opérations, le support en cas de litige fournit une assistance en cas de litige et l’efficacité et la productivité vous permet de suivre les performances de votre équipe.

En utilisant ces IPC, les avocats généraux peuvent mieux comprendre le rendement de leur service juridique interne et prendre des décisions plus éclairées au sujet des opérations. Avec un peu de créativité, ils peuvent également produire d’autres mesures qui pourraient être encore plus utiles pour leurs organisations.