تقدّم Lexzur حاليًا مجموعة من الحلول المناسبة لمكاتب المحاماة بمختلف أحجامها. ويُعدّ PRACTICE برنامجًا للإدارة القانونية يتضمّن أتمتة المهام ومسارات العمل، ويوفّر كل ما تحتاج إليه مكاتب المحاماة لإدارة العملاء، والقضايا والمسائل القانونية، والمستندات، وأتمتة سير العمل، وفوترة الوقت، وإصدار الفواتير، وغير ذلك الكثير. كما تقدّم Lexzur حلًّا متكاملًا لإدارة دورة حياة العقود وأتمتة المستندات، وهو CONTRA، إلى جانب Portals للتواصل، وآلاف التكاملات.
لنلقِ نظرة أكثر تفصيلًا على PRACTICE بوصفه برنامجًا لإدارة القضايا في مكاتب المحاماة.
ميزات PRACTICE التي تعزّز إدارة القضايا في مكاتب المحاماة
يتميّز Practice ببنيته المرنة وقابليته العالية للتخصيص. فهو يوفّر مجموعة واسعة من الأدوات والميزات التي يمكن تفعيلها أو تعطيلها وتهيئتها وتصميمها بما يتناسب مع احتياجات مكتب المحاماة وإجراءاته. وفيما يلي توضيح لكيفية مساهمة هذه الميزات في تعزيز الكفاءة والدقة واتخاذ قرارات أكثر استنارة عند إدارة القضايا.
كيف تختار أفضل برنامج لإدارة القضايا القانونية لمكتب المحاماة الخاص بك؟
صمّم برنامجك وفقًا لاحتياجاتك:
توفّر جميع منتجات Lexzur خيارات تخصيص تتيح لمكاتب المحاماة تكييف البرنامج مع احتياجاتها وتصميم مسارات عمل آلية. ويمكنك تعديل جميع الإعدادات والقيم داخل النظام، بل وتغيير مظهره وطريقة عرضه. ويساعد التخصيص على تحسين الإجراءات وضمان الكفاءة والفعالية.
بعد تكوين فهم شامل لأهداف مكتبك، تتمثّل الخطوة التالية في اختيار برنامج لإدارة القضايا القانونية يتناسب مع مسارات العمل لديك. ويجب التأكّد من أنه يخفّف عبء العمل ويحدّ من التكرار غير الضروري في الإجراءات الحالية. حدّد الميزات الأساسية التي لا غنى عنها لمكتبك، ثم انطلق منها.
إدارة القضايا وتتبّعها:
تتبّع القضايا وأدرها طوال دورة حياتها. واحتفظ بقاعدة بيانات مركزية تضمّ معلومات القضايا، والتواريخ المهمة، وجهات الاتصال، والمستندات ذات الصلة. وتخضع جميعها لصلاحيات وصول محدّدة، مما يتيح للمعنيين إضافة تفاصيل القضايا أو تعديلها مباشرة، ويوفّر مصدرًا موحّدًا وآمنًا ومحدّثًا للمعلومات. تنقّل بين القضايا بكفاءة أكبر، واسترجع المعلومات بسهولة، وتتبّع التقدّم بدقة.
تعزيز التعاون على جميع المستويات:
تسهّل ميزات التعاون العمل الجماعي والتواصل داخل مكتب المحاماة. تعاون مع زملائك في القضايا، وشارك المستندات، وتبادل المعلومات لتحسين الكفاءة وتعزيز التنسيق بين أعضاء الفريق. واستفد من تكاملات جاهزة مع أكثر من 5,000 تطبيق. فعلى سبيل المثال، يمكنك بدء اجتماع مرئي فوري باستخدام Zoom أو MS Teams، وإجراء التعديلات مع تتبّعها في الوقت الفعلي باستخدام Office 365.
باستخدام Practice، تستطيع مكاتب المحاماة تنظيم المستندات المرتبطة بكل قضية وتصنيفها، وربط أي مستند أو ملف بقضايا أو عملاء محدّدين. ومع وجود مستودع آمن وقابل للبحث يتكامل مع حلول إدارة المستندات السحابية، يصبح استرجاع البيانات أسهل، وتقلّ مخاطر فقدان المعلومات المهمة أو حفظها في غير موضعها.
كما تُعدّ Lexzur Client Portal حلًّا مثاليًا لأي مكتب محاماة يسعى إلى تبسيط التواصل مع العملاء وتنظيمه. فهي تتيح ميزات الخدمة الذاتية، والتعاون على المستندات في الوقت الفعلي، والمتابعة الآلية، وغير ذلك الكثير. واستفد من المراسلة الآمنة ومشاركة الملفات والمستندات، مع تمكين العملاء من الاطّلاع على مستجدات القضايا دون الحاجة إلى تحديثهم يدويًا.
أتمتة مسارات العمل والمهام والتذكيرات:
وحّد مسارات العمل، وفعّل الإشعارات، وعزّز الكفاءة العامة. تتميّز أتمتة مسارات العمل في Practice بقابليتها العالية للتهيئة. ويمكنك تصميم مراكز متكاملة للموافقات والتوقيعات لإدارة العمل وتتبّعه عبر مراحل القضية المختلفة. حدّد المسؤولين عن الموافقة والتوقيع وسائر المشاركين، وامنحهم صلاحيات محدّدة لتعديل مراحل القضية ومعلوماتها، وإضافة التعليقات، والموافقة أو التوقيع الإلكتروني بنقرة واحدة. ويساعد ذلك على تقليل العمل اليدوي والاختناقات والأخطاء.
ويمكنك أيضًا إنشاء جميع المهام المرتبطة بقضية معيّنة وإسنادها ومتابعتها، لضمان عدم إغفال أي تفاصيل والالتزام بجميع المواعيد النهائية. وأتمت إسناد المهام المتكررة إلى مستخدمين محدّدين عند تنفيذ إجراءات معيّنة داخل النظام. فعلى سبيل المثال، يمكن أن يؤدّي بدء مرحلة محدّدة في مسار عمل القضية أو إكمالها إلى إسناد مهمة تلقائيًا إلى أحد أعضاء الفريق.
وأخيرًا، تابع الالتزامات المهمة، مثل فترات الإشعار، والتجديدات، والزيادات التلقائية، واضمن تنبيه الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب من خلال التذكيرات والإشعارات الآلية داخل التطبيق وعبر البريد الإلكتروني. ابقَ على اطّلاع في كل مرحلة، وتجنّب تفويت المواعيد النهائية، وعزّز الالتزام بين الفرق.
تتبّع المؤشرات المخصّصة عبر لوحات معلومات موحّدة:
يوفّر PRACTICE رؤى حول أداء القضايا، وتوزيع الموارد، والجوانب المالية. ويمكن لمكاتب المحاماة إنشاء تقارير لتقييم تقدّم القضايا، وتحديد مواطن التعطّل، واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات لتحسين عملياتها، من خلال لوحات معلومات مرنة وقابلة للتخصيص تجمع كل شيء في عرض موحّد.
أنشئ تقارير متقدّمة بنقرة واحدة، لتخصيص وقت أكبر لتحليل البيانات بدلًا من جمعها. واعرض التقدّم في الوقت الفعلي عبر مختلف الجوانب، بما يشمل الإنتاجية، والشؤون المالية، وأي مؤشر مخصّص يرغب المستخدمون في تتبّعه تقريبًا. ويمكن لمكاتب المحاماة قياس الربحية، ورصد الاتجاهات، وتحسين توزيع الموارد، وغير ذلك الكثير.
تبسيط فوترة الوقت وإصدار الفواتير:
تساعد ميزة تتبّع الوقت في PRACTICEالمحامين على تسجيل الوقت المستغرق في كل قضية ومتابعته بدقة، مما يدعم دقة الفوترة وأتمتة إصدار الفواتير. وتستطيع مكاتب المحاماة تبسيط إجراءاتها المالية، وإنشاء الفواتير تلقائيًا ببضع نقرات، ومتابعة المدفوعات بكفاءة أكبر.
تحسين إدارة التقويم القانوني:
يُعدّ وجود تقويم قانوني ذكي ومتزامن، متاح لجميع أعضاء الفريق ومناسب لاحتياجاتهم، أمرًا أساسيًا. ويساعد Practice المكاتب على تنظيم أعمالها من خلال إدارة التواريخ المهمة، مثل مواعيد الجلسات، والمواعيد النهائية، والاجتماعات. ويضمن التكامل مع الأدوات البرمجية الأخرى مزامنة أحداث التقويم عبر المنصات وإتاحتها لجميع أعضاء الفريق.
الأرشفة في مستودع آمن وقابل للبحث:
تمثّل حماية معلومات العملاء الحسّاسة أولوية قصوى لمكاتب المحاماة. وتوفّر منتجات Lexzur تخزينًا آمنًا للبيانات، وتلتزم بمختلف اللوائح المتعلقة بخصوصية البيانات، بما يضمن سرّيتها وسلامتها. كما تتكامل Lexzur مع حلول إدارة المستندات السحابية، مثل Google Drive™ وOneDrive وDropbox وSharePoint وغيرها الكثير.
عند تقييم حلّ آمن لإدارة القضايا، ينبغي لمكاتب المحاماة أيضًا مراعاة موثوقية المزوّد والمتطلبات العملية لتطبيق البرنامج وصيانته.
بعد تكوين رؤية واضحة لاحتياجاتك وأهدافك، يحين وقت تضييق نطاق الخيارات المتاحة. وقد تختلف احتياجات مكاتب المحاماة وأهدافها، لكن هناك جوانب تستحق النظر فيها، مثل:
- سمعة المزوّد ومستوى الدعم الذي يقدّمه.
- سهولة الانتقال إلى البرنامج أو مغادرته، بما يشمل استيراد البيانات وتصديرها.
- التكلفة الإجمالية والتكاليف المستقبلية المتوقعة، مثل الإعداد، والاستشارات، وترحيل البيانات، والتدريب، وإضافة مستخدمين جدد.
- إمكانية الترقية لإضافة مزيد من الميزات.
وحدات وأدوات وميزات وتطبيقات إضافية في PRACTICE لتعزيز كفاءة إدارة القضايا وفعاليتها في مكاتب المحاماة
Lexzur Client Portal
يستفيد العملاء ومقدّمو الطلبات من سهولة الوصول، والشفافية، والتعاون السلس، بينما تستفيد الفرق القانونية من إعدادات إدخال وهياكل تنظيمية بسيطة ومتقدّمة وقابلة للتخصيص، بما يشمل تخصيص أنواع الطلبات والصلاحيات وغير ذلك الكثير. وتخلّص من الحاجة إلى البحث بين آلاف رسائل البريد الإلكتروني للعثور على أحدث نسخة من مستند، أو مرفق مهم، أو ملاحظة أو تعليق من العميل. شارك المسائل القانونية والقضايا والعقود وحدّثها وتعاون بشأنها بسهولة وفي الوقت الفعلي، ضمن مساحة موحّدة وقابلة للبحث.
Lexzur Advisor Portal
تعاون بسلاسة وفي الوقت الفعلي من مكان واحد. لا حاجة إلى إجراء المكالمات أو البحث بين آلاف رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة الأعمال المسندة إلى جهات خارجية. ويمكن للفرق القانونية متابعة التقدّم في جميع المسائل والقضايا والمستندات المسندة خارجيًا في أي وقت.
تُجمَع جميع الأعمال المرتبطة بكل مستشار خارجي في مساحة ذكية موحّدة. نظّم العمل ونسّقه وزامن إجراءاته بين أعضاء الفريق القانوني والأطراف المعنية. وتوفّر Lexzur Advisor Portal مصدرًا مركزيًا موثوقًا للمعلومات. ويُعدّ الاتساق ضروريًا لتحسين مسارات العمل والإجراءات الداخلية؛ إذ يتيح وضع معايير وإجراءات موحّدة وتطبيقها قياس الأداء وتحسينه، وترسيخ المساءلة لدى الفريق القانوني والمستشارين الخارجيين على حدّ سواء.
CONTRA by Lexzur
يمكن لقوالب المستندات القانونية المعدّة مسبقًا توفير وقت وجهد كبيرين في الصياغة. وتتيح الأدوات البرمجية التي تضمّ مكتبة قوالب مصمّمة لأنواع مختلفة من القضايا إنشاء المستندات بسرعة، مع ضمان الدقة والاتساق.
Lexzur Mobile Application
يتيح الوصول إلى برنامج إدارة القضايا عبر الأجهزة المحمولة للمحامين البقاء على اتصال والاطّلاع على معلومات القضايا أثناء التنقّل. وتساعدهم هذه المرونة على الاستجابة السريعة لاستفسارات العملاء، والوصول إلى المستندات، ومتابعة تقدّم القضايا من أي مكان.
مزيد من التطبيقات والتكاملات
يعزّز التكامل مع الأدوات القانونية الأخرى وظائف برنامج إدارة القضايا وكفاءته. فالتكامل مع أدوات مثل قواعد بيانات الأبحاث القانونية، ومنصات الاكتشاف الإلكتروني، أو أنظمة إيداع المستندات لدى المحاكم، يتيح نقل البيانات والتعاون بسلاسة بين التطبيقات المختلفة، مما يوفّر الوقت ويقلّل إدخال البيانات يدويًا.
إلى جانب التحقّق من التكاملات، ينبغي لمكاتب المحاماة تقييم أداء البرنامج ضمن مسارات عملها اليومية.
يجب التأكّد من أن ميزات البرنامج الذي تختاره تعمل بالطريقة التي تتوقّعها. ومن أفضل الطرق للتحقّق من ذلك الاستفادة من النسخة التجريبية المجانية أو طلب عرض توضيحي مفصّل. ويقدّم معظم مزوّدي برامج إدارة القضايا فترة تجريبية مجانية، لذا احرص على الاستفادة منها. ويساعد الحصول على عرض توضيحي شامل قبل بدء الفترة التجريبية على فهم البرنامج وطريقة استخدامه مسبقًا. اقرأ المزيد: تعرف على 11 سبب لتمتلك برنامج إدارة القضايا Lexzur
بعد تحديد قائمتك النهائية من الخيارات، تواصل مع مزوّدي الحلول واطرح أسئلتك، وتأكّد من حصولك على إجابات مُرضية.
واطلب من المزوّد عرض أمثلة مباشرة على جميع الوظائف التي تعتقد أنك تحتاج إليها.
بالنسبة لمكاتب المحاماة التي تحتاج إلى مزيد من التوجيه قبل اتخاذ القرار النهائي، قد تكون الاستعانة بمشورة خبير مستقل مفيدة أيضًا.
يمكن أن يكون مستشار التكنولوجيا القانونية مصدر دعم مهمًا خلال رحلة اختيار أفضل برنامج لإدارة القضايا القانونية لمكتبك. فالمستشارون المتخصّصون يمتلكون الخبرة اللازمة لمساعدتك على تقييم أثر البرامج المختلفة في نموذج العمل ومساراته. كما يقيّمون متطلبات الأمان، وتفضيلات التسعير، واحتياجات التخصيص أو التدريب الخاصة بالمكتب. ويسعى المستشار الجيّد إلى مساعدتك على العثور على الحل الأنسب لاحتياجاتك. اقرأ المزيد حول Four Reasons Why Law Firms Need to Invest in Legal Practice Management Technology to Remain Cutting-Edge.
الأسئلة الشائعة حول برامج إدارة القضايا لمكاتب المحاماة
1. كيف أختار أفضل برنامج لإدارة القضايا لمكتب المحاماة الخاص بي؟
ابدأ بتحديد مسارات العمل في مكتبك، والتحديات التي تواجهها، والميزات الأساسية التي تحتاج إليها. وأعطِ الأولوية للتخصيص، وسهولة الاستخدام، والتكاملات، والأمان، وقابلية التوسّع، قبل طلب عرض توضيحي.
2. ما أهم ميزات برامج إدارة القضايا القانونية؟
تشمل الميزات الأساسية التتبّع المركزي للقضايا، وإدارة المستندات، وأتمتة مسارات العمل، وإدارة التقويم القانوني، وفوترة الوقت، وإعداد التقارير، والتعاون الآمن. ويجمع Lexzur PRACTICE هذه الأدوات في منصة واحدة.
3. كيف تساعد برامج إدارة القضايا مكاتب المحاماة على تجنّب تفويت المواعيد النهائية؟
تساعد التذكيرات الآلية، وإسناد المهام، والتقويمات القانونية المتزامنة المحامين على متابعة مواعيد الجلسات، والمراحل الرئيسية للقضايا، والمواعيد النهائية المهمة، دون الاعتماد على المتابعة اليدوية.
4. كيف تحسّن برامج إدارة القضايا القانونية التواصل مع العملاء؟
توفّر بوابات العملاء مساحة آمنة لمشاركة المستندات، وتبادل المستجدات، ومتابعة تقدّم القضايا. وتبسّط Lexzur Client Portal التعاون، مع تقليل رسائل البريد الإلكتروني والمتابعات غير الضرورية.
5. هل تستطيع مكاتب المحاماة تخصيص مسارات عمل إدارة القضايا؟
نعم. تتيح الحلول القابلة للتخصيص، مثل Lexzur PRACTICE، تهيئة مراحل القضايا، وإجراءات الموافقة، وإسناد المهام، والصلاحيات، بما يتناسب مع مسارات العمل القانونية المعتمدة في المكتب.
6. ما الذي ينبغي لمكاتب المحاماة مراعاته قبل الانتقال إلى برنامج جديد لإدارة القضايا؟
قيّم متطلبات ترحيل البيانات، وتكاليف التطبيق، وتدريب الموظفين، ودعم المزوّد، والتكاملات، وقابلية التوسّع مستقبلًا. ويساعد اختبار مسارات عمل فعلية خلال العرض التوضيحي على تحديد التحديات المحتملة.
7. كيف تقيس مكاتب المحاماة فعالية برنامج إدارة القضايا؟
تتبّع تقدّم القضايا، والساعات القابلة للفوترة، وإنتاجية الفريق، وتوزيع الموارد، والربحية. ويوفّر Lexzur PRACTICE لوحات معلومات وتقارير قابلة للتخصيص لدعم القرارات المستندة إلى البيانات.
أترك تعليقاً