Balsam Medical Care est l’un des principaux prestataires de soins de santé du Royaume d’Arabie saoudite. Le groupe dispose d’un réseau d’hôpitaux, de complexes médicaux et de pharmacies implantés dans plusieurs régions du Royaume. Il s’attache à fournir des services médicaux de haute qualité tout en respectant rigoureusement les réglementations relatives au secteur de la santé et à la protection des données.
Grâce à Lexzur, la fonction juridique a transformé sa manière de gérer les contrats, les circuits d’approbation et la documentation réglementaire, en passant de processus fragmentés reposant principalement sur les e-mails à un système centralisé, structuré et entièrement traçable.
Cette transformation permet à M. Faisal Alanazi, Directeur juridique, de bénéficier d’une visibilité complète et d’un meilleur contrôle.
L’organisation était confrontée à une gestion fragmentée du cycle de vie des contrats. Les contrats et les approbations étaient dispersés entre les e-mails, les espaces de stockage partagés et les feuilles de calcul, sans source unique et fiable permettant de suivre les versions, les approbateurs ou l’état d’avancement des contrats.
Cette situation limitait considérablement la visibilité et les capacités de reporting. Il était difficile d’identifier les contrats à haut risque, de suivre les renouvellements à venir ou de détecter les retards dans les circuits d’approbation. La production de rapports destinés à la direction nécessitait également une consolidation manuelle des données.
Les tâches courantes, telles que la rédaction des accords, le suivi des signatures et les relances liées aux approbations, étaient effectuées manuellement. Elles mobilisaient un temps important et limitaient la capacité de l’équipe juridique à se concentrer sur des missions à plus forte valeur stratégique. En outre, l’absence de modèles standardisés et de workflows d’approbation structurés augmentait les risques en matière de conformité et d’audit, notamment le risque de manquer certaines obligations contractuelles et les difficultés à démontrer le respect des exigences réglementaires.
Un système centralisé de gestion des contrats permet désormais de stocker l’ensemble des principaux documents juridiques sur une plateforme unique et consultable, intégrant le contrôle des versions et des modèles standardisés. Des workflows prédéfinis garantissent que les accords de grande valeur, à haut risque ou à dimension transfrontalière suivent les niveaux d’approbation appropriés. Ces workflows couvrent également l’intégration des fournisseurs ainsi que les processus de renouvellement.
L’automatisation améliore davantage l’efficacité grâce aux rappels de renouvellement, à la rédaction à partir de modèles et au suivi des négociations. Des tableaux de bord offrent par ailleurs au Directeur juridique une visibilité en temps réel sur le portefeuille contractuel, les points de blocage ainsi que les renouvellements et échéances à venir.
Grâce à Lexzur, Balsam Medical Care bénéficie désormais de la visibilité, du contrôle et de l’efficacité nécessaires pour continuer à renforcer ses opérations juridiques et de conformité à mesure que l’organisation poursuit sa croissance. L’entreprise est aujourd’hui en mesure de se développer avec confiance grâce à des workflows centralisés et à une supervision complète du cycle de vie de ses contrats.
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