إذا كان برنامج إدارة العقود الخاصة بك تقليدي، فمن المحتمل أن يخسر عملك أكثر من 9٪ من الإيرادات كل عام ( المصدر ). كما تخبرك أرقام الخسائر المحتملة، تستمر التكلفة في الارتفاع. باستخدام نماذج إدارة العقود التقليدية. توفر أنظمة إدارة العقود الحديثة مرونة وفعالية وتوفير للوقت وبأسعار معقولة وموثوقة. ومع ذلك، لاتزال بعض الكيانات القانونية تستخدم طرق إدارة العقود التقليدية. في حال اعتمادك على نظم إدارة عقود تقليدي فإنك تخاطر بفقدان مصادر الإيرادات المحتملة ، وتفويت المواعيد النهائية المهمة ، والمخاطرة بالالتزامات القانونية ، وأكثر من ذلك:
1. المواعيد النهائية المفقودة
إذا كانت طرق إدارة العقود التقليدية تجعلك تفوت المواعيد النهائية للعقود الرئيسية ، فهذا سبب رئيسي للاستثمار في برامج إدارة العقود القانونية. لا يوجد أي عذر لعدم الالتزام بالمواعيد النهائية عندما يتعلق الأمر بالعقود القانونية مع الأخذ في الاعتبار خيارات برامج إدارة العقود المتاحة اليوم.
2. الأخطاء في صياغة العقود
علامة أخرى على أن نظام إدارة العقود الخاص بك قد انتهت صلاحيته هو إذا كان أعضاء فريقك يرسلون عن طريق الخطأ نسخًا خاطئة من العقود – فقد تكون هذه العقود قديمة أو غير صالحة ، ويمكن أن يؤدي هذا الخطأ البسيط إلى ضياع الكثير من الوقت والمال.
3. العقود المفقودة
يعتبر سوء تخزين العقود من المخاطر المهنية في غياب برامج إدارة العقود القانونية.
4. الملفات المحذوفة
إذا قام فريق عملك بحفظ العقود في محرك أقراص مشترك أو مجلد كمبيوتر ، فإنك تخاطر بالحذف عن طريق الخطأ – وتكون عواقب ذلك مماثلة لعقد مادي مفقود.
ما هو برنامج إدارة دورة حياة العقد؟
إدارة دورة حياة العقد هي نهج شامل لإدارة العقود. ينظم مراحل عملية العقد منذ إنشائه وحتى الموافقة عليه واعتماده ليدخل حيز التنفيذ، وبعد ذلك تجديده. يشمل ذلك خطوات إنشاء العقد والتعاون بين الأقسام المختلفة والمراجعة والتحرير والموافقات. يبسط البرنامج عمليات سير العمل باستخدام اتمتة ورقمنة العقود وتوزيعها وتسليمها من خلال لوحة معلومات واحدة. مما يساعد في تحسين الإنتاجية ، وتوفير التكلفة والوقت ، أخطاء عقود أقل، ويسرع دورة حياة العقد.
الميزات التي يجب توفرها في نظام إدارة العقود
الميزة رقم 1: التخزين السحابي
ربما يكون امتلاك قاعدة بيانات مركزية على الإنترنت لجميع المستندات التجارية والقانونية ، بما في ذلك العقود ، أكبر عامل جذب لشركة تفكر في تنفيذ نظام إدارة العقود.
يوفر برنامج إدارة العقود الذي يعتمد على التخزين السحابي لجميع الفرق ذات الصلة وصولاً سريعًا وسهلاً إلى المستندات المهمة وجميع البيانات ذات الصلة. يمكن للفرق عرض العقود وتنظيم المعلومات وتخزين جهات الاتصال وبدء سير عمل العقد والتعاون في المستندات وتتبع تقدم العقد واعتماده وما إلى ذلك. كل في مكان واحد مركزي.
الميزة رقم 2: أتمتة كاملة للعقود مع التخصيص
تتطلب الأعمال التجارية أنواعًا متعددة من العقود: المبيعات ، والعقود الإدارية ، والقانونية ، واتفاقيات عدم الإفشاء ، وغيرها. تعد القدرة على إنشاء كل عقد وتخصيصه تلقائيًا ليناسب الاحتياجات التجارية والقانونية والإدارية المختلفة أمرًا ضروريًا لنظام إدارة العقود.
يقدم برنامج إدارة العقود Contra الكثير من قوالب العقود الآلية لتبدأ في إنشاء العقد وإدارته في ثوان معدودة.
بمساعدة ميزة أتمتة إدارة العقود ، يمكن للشركات إنشاء قوالب موحدة يمكنهم تعديلها وفقًا لاحتياجاتهم. يمكن أن تعمل هذه القوالب أيضًا كتنسيقات رئيسية وتسمح بإنشاء إصدارات مختلفة ولكن متشابهة منها.
وهذا يضمن الاتساق ويجعل العملية أكثر انسيابية حيث يكون إنشاء العقد مهمة فعالة من حيث الوقت مع عدم وجود أخطاء.
لا يوجد عقد واحد يشبه الآخر تمامًا. حتى الإصدارات المماثلة تؤدي واجبات مختلفة وتؤدي أدوارًا مختلفة. لذلك ، تعد الصياغة الذكية عملية بديهية لإنشاء العقود والوثائق المناسبة لاحتياجات معينة. تسمح الحقول المخصصة بإنشاء مستندات يمكن تخصيصها وتصنيفها. يمكنك إضافة حقول مخصصة لجمع معلومات دقيقة من عملائك ، أو إضافة مستويات المخاطر ، أو تضمين البيانات الوصفية.
الميزة رقم 3: تنفيذ مكتبات البنود
مكتبات البنود عبارة عن مستودعات مركزية على الإنترنت للبنود المعيارية التي يتم إنشاؤها والموافقة عليها من قبل الشركة وفرقها القانونية. لكي يكون العقد منطقيًا تمامًا لجميع الأطراف المعنية ويحقق الغرض منه ، يجب أن يحتوي على بنود ذات صلة توضح تفاصيل العقود ومستوى المخاطرة لجميع المعنيين.
الميزة رقم 4: دعم تنسيقات المستندات الرئيسية
نظرًا لأن العقد يحتوي عادةً على عدة مستلمين مختلفين ، فمن المهم أن يدعم نظام إدارة العقود طرقًا متعددة لإضافة العقود وعرضها. يتضمن ذلك تنسيقات المستندات الشائعة مثل Word و PDF و Excel وما إلى ذلك.
من خلال دمج هذه التطبيقات المألوفة ، يصبح من السهل على الفرق عرض العقود المختلفة ومناقشتها وتحريرها والموافقة عليها دون أي تأخير أو خلل.
الميزة رقم 5: عملية الموافقة الآلية
عادةً ما يستغرق الحصول على الموافقات المناسبة على كل عقد الكثير من الوقت. والسبب هو أن المديرين التنفيذيين الذين لديهم سلطات الموافقة عادة ما يكون لديهم مهام أكثر أهمية يتم ترتيبها وتكون لها الأسبقية. ومن ثم ، فإن الموافقات على العقود تظل جالسة على مكاتبهم. لا تتسبب التأخيرات في حدوث اختناقات فحسب ، بل قد تؤدي أيضًا إلى خسائر تجارية وأوامر متأخرة.
الحل هو عمليات الموافقة الآلية. تضمن أتمتة عملية الموافقة أن كل عقد يلبي موافقته في الوقت المناسب وبشكل فعال. تساعد التذكيرات والتنبيهات المديرين التنفيذيين على أن يظلوا على دراية بالتوقيعات المعلقة. تضيف التوقيعات الإلكترونية مزيدًا من السهولة والسرعة لعملية الموافقة.
الميزة رقم 6: التنبيهات والتذكيرات المجدولة
عملية الموافقة ليست الشيء الوحيد الذي يستفيد من التنبيهات والتذكيرات في الوقت المناسب – وهي ميزة أساسية لبرنامج إدارة العقود. تساعد إشعارات التنبيه الفرق أيضًا على البقاء على دراية عندما يحين موعد تجديد عقد مهم أو عندما يحين وقت إعادة التفاوض على اتفاقية تجارة قديمة.
تساعد هذه الوظيفة العمل على البقاء استباقيًا ومسيطرًا على المواقف. إنه يضمن عدم تفويت أي شخص موعدًا نهائيًا مهمًا ويحافظ على سير العملية بسلاسة من قبل التنفيذ إلى ما بعده.
الميزة رقم 7: طلب العقد السريع والاستلام
يُسهل برنامج إدارة العقود الرائد على الفرق التعاون. عندما يحتاج العقد إلى مراجعة أو تحرير أو إعادة صياغة ، يمكن للفرق إرسال طلبات العقد إلى بعضها البعض والتعاون في المستندات.
تسهل أداة إدارة الطلبات على الفرق إنشاء مهام سير العمل وأنظمة الموافقة التي تتدفق من البداية إلى النهاية بسلطة سلسة. باستخدام ميزات الطلب ، يمكنك اختيار إرسال طلبات العقود بناءً على أنواع الطلبات وعملاء محددين والغرض من الطلب.
الميزة رقم 8: نظام تفاوض مدمج
لا تستغرق مراحل دورة حياة إدارة العقود قدرًا كبيرًا من الطاقة والوقت كما تفعل المفاوضات. إنها عملية ذهاب وإياب مستمرة لإيجاد حل وسط حيث يمكن لجميع الأطراف التمتع بشعور متبادل من النجاح. عمليات العقود التقليدية ، والتأخيرات في البريد ، والجداول الزمنية المزدحمة لسلطات التوقيع ، وما إلى ذلك – تجعل المفاوضات أكثر تعقيدًا.
يجعل نظام إدارة العقود السريع هذه العملية فعالة وسهلة. يمكن لجميع الفرق التفاوض على نفس النظام ، مع رؤية أشمل للعقد والبند ، مما يؤدي إلى موافقات وتنفيذ أسرع.
الميزة رقم 9: إدارة المستخدمين المركزية والتعاون
تعتبر العقود مستندات تجارية حساسة. ليس كل فرد من الموظفين مطلعا على جميع العقود التجارية / القانونية. لذلك ، يحتاج أي برنامج لإدارة العقود إلى أذونات صارمة تسمح بإدارة مستخدم أكثر إنتاجية.
الميزة رقم 10: التتبع المرئي لتغييرات العقد
كل تعديل بسيط يعتبر مهم عندما تتعامل مع مستندات تجارية أو قانونية مهمة. فإن التأكد من إجراء جميع التغييرات بدقة ومن قبل السلطات المختصة مرحلة مهمة في دورة حياة العقد. لأن كل خطأ صغير يمكن أن يكلف الكثير.
Lexzur يوفر رؤية شفافة ومباشرة وشاملة لتتبع تغييرات العقد. فقط من خلال هذا يمكنك التأكد من أن عقودك آمنة خالية من الاختراق.
الميزة رقم 11: تكامل التوقيع الإلكتروني الذكي
تعد سهولة الاستخدام ميزة مهمة لجميع تطبيقات SaaS ، ولا يُعد برنامج إدارة العقود استثناءً. مهما كان CLM الذي تقرر اختياره ، تأكد من أنه يجب أن يأتي مع إمكانيات تكامل لتطبيقات التوقيع الإلكتروني ، مثل DocuSign أو SignNow.
إن امتلاك إمكانيات التوقيع الإلكتروني يجعل تنفيذ العقد ليس سهلاً فحسب ، بل فعالاً أيضًا. يمكن لأعضاء الفريق ، دون قيود على المنطقة الجغرافية ، عرض العقود وتوقيعها على الفور. تسمح عمليات تكامل التوقيع الإلكتروني لبرنامج إدارة العقود بتحقيق الرقمنة الشاملة.
الميزة رقم 12: قاعدة بيانات المستندات المركزية
ليست كل العقود سارية المفعول دائمًا. ومع ذلك ، قد تنشأ حاجة تتطلب الوصول الفوري إلى أرشيفات العقود القديمة في حالة بدائية مع مراعاة جميع التغييرات والتوقيعات والتعديلات اللازمة. يمكن للفرق البحث عن المستندات المهمة واستردادها من موقع مركزي ، ومراجعة المستندات غير النشطة ، وكذلك مراجعة محفوظات العقد ونقاط الوصول.
لذلك ، فإن برنامج إدارة العقود الذي يسمح لك بتخزين مستنداتك في موقع مركزي لا يزيد الكفاءة فحسب ، بل يساعد أيضًا في الشفافية.
الميزة رقم 13: وظيفة البحث المتقدم
لا فائدة من قاعدة بيانات المستندات المركزية إذا لم تكن مدعومة بوظائف بحث قوية. لذلك ، يجب أن يأتي برنامج إدارة العقود المثالي مزودًا بقوة الميزات مثل البحث عن النص الكامل والمسح الضوئي لـ OCR. مع وجود هذه الميزات ، يمكنك إجراء عمليات بحث دقيقة بعبارات دقيقة والحصول على نتائج محددة.
تساعدك وظائف البحث المتقدم الأخرى ، مثل عمليات البحث المفصلة وعمليات البحث عن الأطراف المقابلة ، واستخدام عوامل التصفية (و ، أو ، أو أكبر من ، أو أقل من ، وما إلى ذلك) على تحسين نتائج البحث بشكل أكبر.
الميزة رقم 14: إدارة سير عمل المستندات
يجب أن تأتي جميع برامج إدارة العقود الرائدة مع لوحة القيادة الذكية التي تسهل إدارة سير العمل المتماسكة وغير المنقطعة. لسبب واحد ، يجب أن تكون وظيفة لوحة القيادة مخصصة وتستند إلى الأدوار. لن يكون لدى كل من سيستخدم البرنامج داخل القسم أدوار مماثلة أو تصاريح إدارية مماثلة ، ويجب أن يراعي برنامج إدارة العقود ذلك الأمر.
ثانيًا ، يجب أن يكون مستندًا إلى البيانات ويجب أن يحتوي على إمكانيات تسمح له بمراقبة وعرض ملخصات البيانات حول حالة العقد والمعالم الرئيسية ومهام سير العمل والمهام الروتينية الأخرى. سيضمن ذلك أن تعمل لوحة القيادة الخاصة بك حقًا كموقع مركزي حيث يمكنك إلقاء نظرة واكتساب نظرة ثاقبة على ما يحتاج إلى تركيزك الفوري.
الميزة رقم 15: التكامل مع مجموعة التكنولوجيا الحالية
يجب ألا يعمل برنامج إدارة العقود الخاص بك بمعزل عن غيره. تمثل مجموعة التكنولوجيا الحالية في شركتك إدارة مهمة مهمة تساعد في إدارة الأمور بسلاسة. إذا كانت منصة إدارة العقود لا توفر تكاملاً غير متناغم مع مجموعتك التقنية الحالية ، فقد حان الوقت للتبديل إلى نظام يقوم بذلك.
يعد التكامل مع مجموعة التكنولوجيا الحالية أمرًا بالغ الأهمية لنظام إدارة العقود لأنه يزيل الازدواجية ويحقق الكفاءات. تسمح شبكة التكامل السلس للتطبيقات والأنظمة المختلفة بالعمل في تزامن وإنشاء عمليات تجارية فعالة.
على سبيل المثال ، يتكامل Lexzur مع سجلات البيانات العامة من خلال واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة للسماح بالوصول المريح إلى البيانات وإدارة سير العمل الآلية مع التطبيقات الأخرى. وبالمثل ، يتكامل Lexzur مع أكثر من 100 تطبيق لضمان أتمتة المستندات المربوطة مع البيانات في جميع المجالات.
هنا تنتهي الميزات الأساسية التي يجب أن يتضمنها أي برنامج إدارة عقود رئيسي في ترسانته. في النهاية ، يتوقف ذلك على احتياجات عملك أهدافك وأولوياتك. لذلك ، إذا كنت تبحث عن أفضل منصة لإدارة العقود ، جرب Lexzur الان هنا.
إذا كنت ترغب في تجربة نظام متكامل لإدارة العقود مجانًا، يمكنك التسجيل هنا للحصول على تجربة مجانية لمدة شهر في برنامج Contra لإدارة العقود. نظام متكامل لإدارة العقود يوفر كل ما يلزمك لأتمتة إدارة المستندات القانونية والعقود والتوقيعات والموافقات والنماذج وغير ذلك الكثير. كل من مكان واحد آمن وسهل الاستخدام.
أترك تعليقاََ