برنامج إدارة دورة حياة العقود

فالتجديدات الفائتة، والالتزامات المنسية، والمخاطر غير المُدارة لا تحدث على طاولة التفاوض، بل تظهر عندما تضيع العقود في صناديق البريد الإلكتروني، أو وحدات التخزين المشتركة، أو الأنظمة غير المترابطة.

ووفقًا لأبحاث World Commerce & Contracting، يمكن أن تتكبد المؤسسات خسائر تصل إلى 9٪ من إيراداتها السنوية نتيجة ضعف إدارة العقود، بما يشمل فوات التجديدات، وعدم إدارة الالتزامات، والإخفاق في الامتثال. وفي الوقت نفسه، تقضي الفرق القانونية أكثر من 40٪ من وقتها في أعمال إدارية متعلقة بالعقود، ما يؤدي إلى إبطاء الصفقات وزيادة المخاطر التشغيلية.

ومع تزايد عدد العقود وتعقّد الأطر التنظيمية، لم يعد من الممكن إدارتها عبر البريد الإلكتروني أو جداول البيانات أو التطبيقات المنفصلة. ولهذا السبب أصبح برنامج إدارة دورة حياة العقود (Contract Lifecycle Management – CLM) أداة أساسية للشركات.

يشرح هذا الدليل ما هو برنامج CLM، وفوائده وخصائصه الأساسية، وكيفية اختيار الحل المناسب، وأفضل ممارسات استخدامه، ولماذا تُعد Lexzur المنصة الرائدة في مجال CLM.

ما هو برنامج إدارة دورة حياة العقود؟

برنامج إدارة دورة حياة العقود (CLM) هو حل رقمي يساعد على تتبّع العقود منذ مرحلة الطلب والصياغة، مرورًا بالتفاوض والتنفيذ، وصولًا إلى التجديد والانتهاء.

يقوم نظام CLM الحديث بتجميع العقود في مستودع مركزي آمن وقابل للبحث، مع أتمتة سير العمل وعمليات الموافقة ومتابعة الامتثال عبر مختلف الإدارات. ويضمن ذلك بقاء العقود متاحة، وقابلة للاستخدام، وخاضعة للرقابة لفترة طويلة بعد توقيعها.

تم تصميم العديد من منصات CLM الحديثة، مثل Lexzur، وفق نهج legal-first، بما يضمن إدارة العقود بنفس المستوى من الصرامة بعد التوقيع كما أثناء التفاوض، مع الحفاظ على سهولة الوصول لفرق الأعمال في المبيعات والمشتريات والمالية.

ومن خلال اعتماد منصة CLM متخصصة، تحقّق المؤسسات رؤية شاملة لعقودها، وتحدّ من المخاطر القانونية والمالية، وتسرّع تحقيق نتائج الأعمال.

ما الفوائد الرئيسية لبرنامج إدارة دورة حياة العقود؟

تشمل الفوائد الأساسية لبرنامج CLM ما يلي:

الكفاءة التشغيلية

يسهّل برنامج CLM إنشاء العقود والموافقة عليها وتجديدها، مما يقلّل الأعمال اليدوية والمتابعات عبر البريد الإلكتروني. ويمكن للفرق تقليص زمن إنجاز العقود والتركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية.

مثال: نجحت الشركات التي تستخدم Lexzur في تقليل زمن دورة العقود بنسبة تصل إلى 60٪ من خلال أتمتة الموافقات، وتوحيد النماذج، وإلغاء المتابعات اليدوية.

إدارة المخاطر والامتثال

بفضل مسارات التدقيق المدمجة، والتحكم في الإصدارات، وتتبع الالتزامات، يساعد برنامج CLM المؤسسات على الالتزام بالسياسات الداخلية والمتطلبات التنظيمية الخارجية، مما يقلّل المخاطر القانونية والتنظيمية.

حماية الإيرادات

من خلال تتبّع التجديدات، والمراحل الرئيسية، ومؤشرات الأداء، يمنع برنامج CLM ضياع الفرص، ويحدّ من تسرب الإيرادات، ويدعم نتائج تفاوضية أقوى.

مثال: يمكن لمؤسسة مبيعات في طور النمو تقليص دورات الموافقة من أسابيع إلى أيام عبر توحيد النماذج وأتمتة مسارات الموافقة.

ما الخصائص الأساسية لبرنامج CLM؟

عادةً ما تتضمن منصة CLM متكاملة ما يلي:

مستودع مركزي للعقود مع إمكانيات بحث متقدمة
نماذج عقود ومكتبات بنود
سير عمل آلي للموافقات
أدوات التفاوض وتتبع التعديلات (redlining)
التكامل مع التوقيعات الرقمية
تتبع الالتزامات والمواعيد النهائية
التحكم في الإصدارات وسجلات التدقيق
لوحات تقارير وتحليلات
ضوابط أمان وصلاحيات وصول قائمة على الأدوار

وقد توفّر منصات CLM المتقدمة أيضًا تحليلات عقود ورؤى للمخاطر مدعومة بالذكاء الاصطناعي.

كيف تختار أفضل برنامج CLM؟

ليست جميع منصات CLM متشابهة. ويتطلب اختيار الحل المناسب مواءمة احتياجات العمل مع المتطلبات القانونية والتشغيلية والتقنية.

الخطوة الأولى: تحديد احتياجاتك

فكّر في:

حجم العقود ومستوى تعقيدها
الإدارات المعنية (القانونية، المبيعات، المشتريات، والمالية)
احتياجات التكامل (أنظمة CRM وERP وأنظمة إدارة المستندات)
متطلبات الامتثال والتنظيم
الاعتبارات الإقليمية والقانونية واللغوية

الخطوة الثانية: تقييم المزوّدين بعناية

عند مقارنة مزوّدي CLM، لا تقتصر على الخصائص الظاهرة فقط، فليس كل نظام يوفّر درجة عالية من التخصيص أو يعتمد نهج legal-first.

تحقّق من:

سهولة الاستخدام ومعدل تبنّي المستخدمين
إمكانيات تخصيص سير العمل والنماذج
معايير أمن البيانات والخصوصية
الدعم المقدم أثناء التنفيذ وإمكانيات التوسّع

قائمة سريعة لاختيار CLM

تخزين مركزي للعقود
سير عمل قابل للتخصيص
تصميم يركّز على القانون والامتثال
التكامل مع الأنظمة القائمة
تسعير ودعم قابلان للنمو

أفضل الممارسات لاستخدام برنامج CLM

تلعب الكوادر البشرية دورًا لا يقل أهمية عن التكنولوجيا في نجاح تطبيق CLM.

أفضل الممارسات

رسم خريطة لسير العمل الحالي للعقود قبل الأتمتة
توحيد النماذج والبنود في مرحلة مبكرة
تحديد الأدوار والصلاحيات وآليات الموافقة
تدريب المستخدمين من مختلف الإدارات
إدارة التغيير لتقليل مقاومة التحول

الجدول الزمني النموذجي للتنفيذ

الأسبوعان 1–2: التحضير وتحديد المتطلبات
الأسابيع 3–5: ترحيل البيانات وإعداد سير العمل
الأسابيع 6–8: التدريب والإطلاق

تُنجز العديد من الشركات عملية التنفيذ بسرعة تفوق متوسط السوق، مع الحفاظ على معدلات تبنٍ مرتفعة، بفضل الإعداد الموجّه والدعم العملي الذي تقدمه Lexzur.

لماذا تختار Lexzur لإدارة دورة حياة العقود؟

تم تصميم Lexzur للمؤسسات التي تحتاج إلى المرونة والامتثال والتحكم في بيئات تعاقدية معقّدة. وبفضل تركيزها على الفرق القانونية، تتيح Lexzur أتمتة العقود وتخصيصها وإدارتها عبر كامل دورة حياتها دون اللجوء إلى نماذج جامدة موحّدة.

ما الذي يميّز Lexzur؟

أتمتة شاملة لدورة حياة العقد، من الطلب والصياغة إلى الموافقات والتنفيذ والتجديد
سير عمل ونماذج عالية القابلية للتخصيص بما يتماشى مع الواقع العملي القانوني والتجاري
تصميم legal-first يدعم الامتثال وقابلية التدقيق والحد من المخاطر
تقارير وتحليلات متقدمة توفّر رؤية فورية وتدعم اتخاذ القرار
دعم العمليات متعددة الاختصاصات القضائية، ما يجعل Lexzur مثالية للمؤسسات الإقليمية والعالمية

وعلى عكس حلول CLM التقليدية التي تعطي الأولوية للتوحيد على حساب المرونة، تمكّن Lexzur الفرق القانونية من الحفاظ على السيطرة مع تمكين الأعمال من التحرك بسرعة أكبر.

قصة نجاح أحد العملاء

يتجلى تأثير Lexzur في النتائج التي حققها عملاؤها:

“حل مذهل ومتكامل — تمكّنا من توحيد سير عمل الطلبات القانونية ضمن حل فعّال لإدارة القضايا. يمكن للمحامين تتبّع وتنظيم قضاياهم بكفاءة، وتحصل الإدارة على التقارير بشكل فوري.”

— Razi Heyasat، Head of Legal Dept. Secretary & Board Secretary، Al Masraf Bank

تُظهر هذه التجربة الواقعية كيف تساعد Lexzur الإدارات القانونية على تحديث عملياتها، وتحسين الرؤية، وتحقيق قيمة ملموسة على مستوى المؤسسة ككل.

الخطوات التالية: تحكّم بعقودك

تُعد إدارة العقود الحديثة ميزة تنافسية حقيقية. فالمؤسسات التي تعتمد برامج CLM تستفيد من دورات صفقات أسرع، ومخاطر أقل، ورؤية كاملة لعقودها.

احجز عرضًا توضيحيًا مخصصًا اليوم واكتشف كيف يمكن لـ Lexzur تحويل عملياتك التعاقدية بسرعة.

الأسئلة الشائعة (FAQ)

1. فيم يُستخدم برنامج CLM؟
يُستخدم برنامج CLM لإدارة العقود من إنشائها حتى انتهائها، من خلال توحيد البيانات وأتمتة سير العمل وتحسين الرؤية لتقليل المخاطر وزيادة الكفاءة.

2. من الأكثر استفادة من برنامج CLM؟
تستفيد الفرق القانونية، والمبيعات، والمشتريات، والمالية، والامتثال بشكل كبير من CLM، خصوصًا في المؤسسات التي تتعامل مع أعداد كبيرة من العقود أو اتفاقيات معقّدة.

3. كيف يساهم برنامج CLM في تقليل المخاطر؟
من خلال تتبّع الالتزامات والمواعيد النهائية ومتطلبات الامتثال، مع الحفاظ على سجلات التدقيق والتحكم في الإصدارات، مما يقلّل النزاعات وحالات عدم الامتثال.

4. كم يستغرق تنفيذ نظام CLM؟
تستغرق معظم عمليات تنفيذ CLM ما بين 6 و8 أسابيع، بحسب درجة التعقيد، وعمليات التكامل، ومستوى التخصيص المطلوب.

5. ما الذي يجعل Lexzur مختلفة؟
Lexzur منصة موحّدة تجمع بين امتثال قانوني بمستوى احترافي، وتخصيص عميق لسير العمل، وقابلية للنمو مع أعمالك. فهي تتكيّف مع العمليات القانونية والتجارية الواقعية، بخلاف حلول CLM الجامدة، كما يمكنها إدارة بيئات تعاقدية معقّدة ومتعددة الاختصاصات القضائية مع الحفاظ على سهولة الاستخدام لغير المتخصصين قانونيًا.