إدارة عقود المشتريات — وكيف تُسهِم الأدوات الحديثة في تبسيط العملية

تحويل إدارة عقود المشتريات في العصر الرقمي

لا يزال أكثر من 60% من فرق المشتريات يعتمدون على العمل اليدوي، مما يؤدي إلى إبطاء سير العمل، وزيادة مخاطر عدم الامتثال، وارتفاع التكاليف التشغيلية. وفي ظل بيئة سلسلة توريد غير مستقرة، فإن العمليات البطيئة والقديمة لا تُصعّب العمل فحسب، بل تجعل المؤسسات أقل قدرة على المنافسة.

تتجه المؤسسات الرائدة نحو أدوات رقمية أكثر ذكاءً. فحلول مثل CONTRA by Lexzur، إلى جانب LEXA، تساعد فرق المشتريات على الانتقال من إدارة العقود اليدوية والتفاعلية إلى إدارة مؤتمتة تعتمد على البيانات والرؤى التحليلية.

لماذا يجب تطوير إدارة عقود المشتريات؟

كل علاقة مع مورّد ما تحددها العقود المبرمة في إطار المشتريات، وهي تؤثر بشكل مباشر على التكلفة والجودة واستمرارية الأعمال. وعند عدم إدارتها بالشكل الصحيح، تتراكم الآثار السلبية بسرعة:

• تفويت مواعيد التجديد وظهور تمديدات تلقائية مُكلفة
• تأخيرات في الموافقات تعرقل قرارات التوريد
• نقص في الشفافية المتعلقة بالالتزامات والأداء
• انقطاع في التواصل بين فرق المشتريات والشؤون القانونية والمالية
• مخاطر خفية داخل اتفاقيات طويلة ومعقدة

وقد اختبرت إحدى الشركات العالمية ذلك مباشرة؛ حيث أدى الاعتماد على جداول البيانات إلى تجديد تلقائي لعدة عقود بأسعار قديمة، ما ترتب عليه إنفاق مئات الآلاف دون داعٍ.

كيف تُحسّن الأدوات الذكية سير عمل المشتريات؟

تنظيم جميع بيانات العقود في مكان واحد لتعزيز الإشراف والامتثال

تقضي الفرق ساعات طويلة في التعامل مع مستندات مشتتة وصيغ غير موثوقة. وبعد قيام إحدى الشركات متعددة الجنسيات بتركيز عقودها ضمن منصة مثل Lexzur، انخفض وقت البحث عن المستندات بأكثر من 50%. كما حسّنت القوالب المعيارية وعمليات التحقق الآلي من الامتثال دقة العمل وجاهزية التدقيق بشكل فوري.

تسريع الموافقات عبر أتمتة سير العمل

يمكن لاختناقات الموافقة أن تُؤخر مبادرات التوريد الكبرى. وقد تمكّن فريق مشتريات يستخدم حلاً لأتمتة سير العمل مماثلاً لـ CONTRA من تقليل دورة الموافقة بنسبة 40% عبر استبدال مراجعات البريد الإلكتروني بخطوات مؤتمتة، ومهام تعتمد على الأدوار، وتعاون لحظي في الوقت الفعلي.

النتيجة: تنفيذ أسرع وانخفاض في تعطّل العمليات.

تحويل بيانات العقود إلى رؤى استراتيجية

تحمل العقود إشارات تشغيلية قيّمة. فقد ساعدت أداة المساعد المعزز بالذكاء الاصطناعي Lexa إحدى شركات الخدمات اللوجستية على اكتشاف نماذج مرتبطة بإخفاقات متكررة في عمليات التسليم. وبناءً على تلك البيانات، تمكنت الشركة من إعادة التفاوض بشأن بنود رئيسية وتقليل حالات انقطاع الخدمة بنسبة 25%.

لقد تحولت البيانات التي كانت مهمَلة سابقًا إلى ميزة تنافسية حقيقية.

الأثر: مشتريات أسرع وأكثر ذكاءً ومرونة

إن رقمنة إدارة العقود توفر فوائد واضحة، منها:

• دورات معالجة أسرع
• امتثال أقوى
• تحسين أداء المورّدين
• شفافية أكبر ومساءلة أعلى
• قرارات استراتيجية قائمة على البيانات

لا تقتصر المشتريات الحديثة على إدارة العقود فحسب، بل تهدف إلى تعزيز المرونة وتقليل المخاطر وتحقيق قيمة أكبر للأعمال.

خطوة ذكية للمرحلة القادمة

إذا كان فريق المشتريات لديكم لا يزال يعتمد على العمليات اليدوية، فهذا هو الوقت المثالي لإعادة تقييم نهجكم في إدارة عقود المشتريات. يمكنكم البدء عبر:

• تقييم مستوى نضج إدارة العقود الحالية
• تحديد اختناقات الموافقات وثغرات الشفافية
• استكشاف عروض توضيحية لحلول تعمل على مركزية العقود وأتمتتها وتحليلها

إن خطوة صغيرة نحو الرقمنة اليوم يمكن أن تفتح الباب أمام وفورات كبيرة وتعزز المرونة التشغيلية غدًا.